SipMaster

Приветствие на входящие звонки

Голосовое приветствие для АТС | Запись голосового приветствия для клиентов

Приветствие при входящем звонке — это не только «хороший тон» для компаний разного рода деятельности, но и возможность проинформировать звонящего о том, куда он звонит. Помимо информационной задачи, голосовое приветствие для АТС необходимо для распределения очереди между операторами. Зачастую в крупных компаниях одновременно поступают десятки и сотни звонков, которые распределяются между операторами. На это может уйти от 1 до 10-15 секунд. Чтобы звонящий не слышал тишину, необходимо сделать голосовое приветствие. Также записать вводные слова актуально в том случае, если среднее ожидание ответа сотрудника компании составляет около 10 секунду.

Создание и установка голосового приветствия

Приветствие — это заранее записанное голосовое сообщение. Оно устанавливается в виде звукового файла через веб-интерфейс или систему управления CRM, в зависимости от используемого программного обеспечения. Записи слышат все абоненты, которые дозваниваются с любых устройств (мобильные и стационарные телефоны).

Создать можно любые виды записи:

• С фоновой музыкой и без фоновой музыки;

• С дублированием на английском языке или на одном языке;

• Мужским или женским голосом (мягкий или строгий тон).

Важно, чтобы запись проводилась на профессиональном оборудовании в студии. Любительские записи не будут иметь должного качества. Также стоит отметить, что начитывающий диктор должен иметь соответствующий опыт.

Голосовое меню (IVR)

Во многих случаях абоненту, осуществляющему звонок в ту или иную компанию, приходится не только слышать заранее записанный разговор, но и нажимать некоторые клавиши на цифровой клавиатуре телефона. В данном случае используется голосовое меню, которое позволяет направить абонента в нужный отдел или к нужному специалисту. Система реагирует на нажатие клавиш от 1 до 0, издавая ту или иную запись.

Можно ли самому записать голосовое приветствие

В некоторых случаях запись голосового приветствия может осуществляться на месте в компании без применения профессионального студийного оборудования. Для региональных и небольших по масштабу компаний достаточно воспользоваться специальным программным обеспечением и микрофоном для записи. В качестве диктора можно использовать сотрудника или руководителя с хорошо поставленной речью.

Перед тем, как записать голосовое приветствие для мини АТС, определитесь с используемым ПО. Многие используют для этого Audacity. После завершения записи она сохраняется в формате мр3. Простая конвертация в веб-платформу АТС и запись уже активна!

Автоматические телефонные станции допускают использование музыкального фона. Здесь важно учитывать фактор авторского права. В Сети доступны специальные сервисы, которые предлагают платные музыкальные дорожки, не обремененные авторским правом. Установить музыку можно для ожидания или для других этапов коммуникации оператора с абонентом.

Советы по записи голосового приветствия:

• Максимальная длительность приветствия — 40 секунд (это не строгое ограничение, но долгий голосовой ввод дослушивают не все абоненты);

• Приветствие необходимо только при большом количестве линий, когда в компании работает целый контактный отдел (для одного приемного телефона запись не актуальна);

• Не стоит навязывать рекламу в записи;

• Не стоит усложнять коммуникацию для абонента.

IVR и простая запись легко настраиваются через веб-интерфейс АТС. Управление происходит через рабочий компьютер. Оттуда же можно производить настройки и других параметров, а также скачивать и прослушивать записи разговоров.